【ハイキネ】ボクテキ アーカイブス -HyperKinesis-Thiking-

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パワポはプレゼン資料作りのためだけにあらず!使いこなせるとこんな効果が・・・

みなさんこんにちは!

ハイキネオーナーの門松タカシです!

 

Windowsでプレゼン資料を作るときに、ほとんどの方がお世話になるパワーポイント

 

視覚的情報で訴求力を高め、納得感・説得力を高める資料作りには必須のソフトだといえますね。

 

ちなみにボクの資料作り能力はなかなかのもので、上司やそのまた上司、さらにその上の上司が使えるくらいまでの耐久力があります。

 

そのうちプレゼン資料作りのコツなんかもエントリーしてもいいかもしれません。

本エントリーはそんなパワポの「資料作りではない側面」にフォーカスします。

 

資料作りだけのソフトではなかった

 

さて、パワポ=資料作成」というのが一般的な認識ですし、全然間違ってはいないのですが、ちゃんと使っているとこういう副次的効果があります。

 

それは、脳内情報の整理です。

具体的に3つの効果がありますので、1つずつ解説していきます。

 

強制的に俯瞰力を高めてくれる

資料作成の前提には「誰かに伝える」という条件があります。

すると必然的に内容は三者視点で理解できる内容にしなければなりません。

 

そうすると、情報に対して俯瞰的な姿勢をとらなければならなくなります。

 

結果、冷静に情報を見ることができるようになりますので、詰めの甘い情報などが浮き彫りになってきます。

 

プロセスの抜けが見える

続いて資料の流れ、プロットの部分です。

 

どういう順番でプレゼンしていくのかは、状況や相手によって変わってくるのですが、例えば何かの企画や施策を社内で通したい場合はこんな感じです。

 

目的>概要>目標や予測される成果>スケジュール>タスク>まとめ

 

企画や施策の立案でアルアルなのが「あれ・・・目的って?」「目標ってなんだっけ?」です。あるべきはずのプロセスが欠損しているということですね。

 

本来はそれがあっての立案なのですが、物事の筋道を立てるのが苦手な人ほど、「タスク」や「手段」、「プロセス」から入ってしまいます。

 

そこでパワポの情報整理効果の登場です!

プロットに当てはめていくと、企画立案からの一連の流れで抜け落ちている箇所を発見できます。

 

漠然とした定義であったものも、誰かに見せる前提で明文化すると、「なんか違う」という風に違和感に変わるケースもありますので、初心を思い出すのに有効です。

 

視覚化されることによる視点の切り替わり

続いては、グラフ活用によるデータの精査です。

 

データの収集、分析、グラフ化は同系列のExcelの出番ですが、Excelはあくまで下処理用のソフトです。

 

実際にそれをレポーティングするのはやはりパワポ

Excelベースだけで保存されているデータって結構ありますが、あれでは交渉材料としては活用できないのでご注意ください。

 

さて、Excelの数値データをグラフ化することで、理論的ではなく感覚的な判断で数値を見ることができます。

 

人間は視覚情報の処理に長けている生物なので、数値よりも図やアイコンなどの感覚的な情報処理の方が得意ですし、そういう情報を好む傾向があります。

 

数字を処理しやすいデータに置き換える作業をすると、たまにデータのおかしな点に気が付くことがあります。

 

1つのデータだけでは気が付かなかった不備が、複数のデータを時系列、項目別に並べてみると「・・・なんかおかしい」となることがあります。

 

これは脳の処理領域が変わったことで、いわゆる視点が切り替わった効用といえます。

 

プレゼン資料作りを最後の仕上げだと思って予定を立てていると、資料作りの途中でデータの不備に気が付き、Excelに逆戻りなんていう流れもアルアルですね。

 

Excelで数値を並べながら、それをグラフ化してみて、パワポに並べてみるだけでも見え方が変わりますのでオススメです。

 

ということで最後にまとめです!

 

パワーポイントの情報整理効果

・恣意的になっていた情報を俯瞰的にみることができる!

・企画立案からの一連の流れで抜けがないかチェックできる!

・データが図式化されることで、データのおかしな点に気づきやすくなる!

 

ノブレスオブリージュ 本日もみなさまが世界の救世主たらんことを

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